SMSによるリマインドは携帯電話の番号だけで可能！準備の手間や、はがきの費用を大幅に削減

やくし歯科・矯正歯科の院長である鬼頭広章先生に、WEB予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 家族や大切な人に受けていただきたい治療をモットーに、痛みの少ない歯科治療、その他の処置に関しても出来るだけ痛みを伴わないよう最大限の努力をさせていただきます。また、患者様が納得のいく治療法を見つけられるように、しっかりカウンセリングをする時間を設けております。

課題

院内の手間を少しでも減らしたいと考え、そのための手段として予約システムの必要性を感じていた。
紙の台帳だと複数名で使うことができず、書き忘れや、過去の履歴を調べづらい問題があった。

解決策

翌日の予約をドクター自身がアポデントで確認し、患者区分や診療区分はスタッフが考えて作るようにした。
オプションのSMSサービスを利用し、定期健診、中断患者さんへのリマインドを自動化した。

効果

院内全体で情報が共有できるようになり、患者さんの注意事項などもわかりやすく確認できるようになった。
リマインドを自動化することで、はがきの準備時間を大幅に減らし、コストダウンすることができた。

連動性が良く、レセコンで入力したデータがアポデントに反映

導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれば教えてください

連動性が良く、レセコンで入力したデータがアポデントに反映されたり、達人プラスで入力した歯周検査データも反映されるなど、院内の手間を少しでも減らしたいと考えていたので、ぴったりの組み合わせだと感じました。また、シンプルで使いやすく、スタッフへの教育も簡単なところが決め手になりました。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

紙の台帳だと１つしかないため、複数名で使うことができません。書き忘れもあり、過去の履歴を調べづらいという問題がありました。また、紙の台帳の未来分を用意するのも手間だと感じていました。

院内全体の情報共有にもなりますし、患者さんの注意事項などもわかりやすく便利です

アポデントを導入するメリットはどの様な点でしょうか？

一番はどこでも見ることができる点です。ドクターが医院を行き来するため、翌日の予約を必ずドクター自身が確認し、準備など考えてくれています。患者区分や診療区分はスタッフが考えて作ってくれています。院内全体の情報共有にもなりますし、患者さんの注意事項などもわかりやすく便利です。

様々な機能がある中で特に活用している機能はありますか？

初診の場合は特に診療後や夜間に予約したいケースが多いと感じていたので、時間を問わずにアクセスできるWEB予約は、患者さんのサービスにつながっています。WEB予約を行えない期間がある場合は「診療日設定」機能ですぐに調整が行えますので、急な予定変更にも対応でき助かっています。

Eメールのアドレスを聞くよりも携帯電話の番号だけで使用出来るので便利です

オプションでSMSサービスをご利用いただいておりますが、導入後の効果をお聞かせください。

リマインドを目的としてSMSサービスを導入しました。SMSは到達率もよく、開封率も高いことからせんたくしました。Eメールのアドレスを聞くよりも携帯電話の番号だけで使用出来るので便利です。定期健診、中断患者さんへのはがきの準備時間が大幅に減らせるコストダウンと、はがき自体も高くなっているのでその部分のコストダウンにつながっています。

患者さんの反応はいかがでしょうか？

患者さんからもSMSのサービスを導入したことで大変喜ばれています。

今後の医院の展望を教えてください。

LINEサービスは診察券機能も付いたということで導入を考えています。当医院は達人プラスも導入していますので患者さんとのやり取りだけでなく、ぺーパーレスな情報提供が出来ればより良い使い勝手になると思います。「スマタレ」も試していますがタイムカード集計の手間が省ければより助かりますので導入を考えています。