複数の歯科医院の予約状況を一元管理！携帯端末からも予約状況をリアルタイムで確認可能

つがやす歯科こども歯科の院長である康本征史先生に、WEB予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 皆さまが一生健康な歯で、心地よい毎日を過ごせる未来を目指しています。ママのおなかの中から、健康サポートは始まっています。いくつになっても食事は口から摂るものです。みんなで楽しく、笑顔で美味しく。10年先・20年先と、ライフステージに合わせた最適な方法を一緒に選択していきましょう

課題

ドクターが複数名在籍していると、紙の予約では誰がどの患者さんを受け持つのか、といった流れが把握しづらい。

解決策

アポデントを導入し、ドクターや衛生士が場所を気にせず、様々な端末から同時に予約を確認できるようにした。

効果

院内のどこからでも予約を取ることが可能となったため、受付の混雑が緩和され、患者さんをお待たせすることが少なくった。
ドクターや衛生士が同時にカルテ入力や診療予約をできるため、無駄な時間や動きを省き、作業効率のアップに繋がった。

ワンクリックで予約管理画面の表示を切り替えて、複数の歯科医院の予約状況を一元管理できます

導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれば教えてください

以前より康本歯科（千葉県の医院）で使用していました。使い慣れている、という点はもちろんですが、医院切替機能が使いやすく、康本歯科などのアポイント情報も確認できることはとてもメリットがあります。私は外出が多いため、アポデントに外出予定を入れて管理しているのですが、私の状況をどこからでも閲覧できる環境は、スタッフにとっても便利なようで、予定を定期的に確認して、アポイントを調節してくれています。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

ドクターが複数名在籍していると、紙の予約では誰がどの患者さんを受け持つのか、といった流れが把握しづらいことがありました。全体の流れをシステム的に把握したいと考えていました。

アポデントを導入するメリットはどの様な点でしょうか？

アポデントは、ワンクリックで予約管理画面の表示を切り替えて、複数の歯科医院の予約状況を一元管理できます。それぞれの歯科医院の予約状況をリアルタイムで把握できるところが、とても便利です。また、スクールやセミナー講師として日本全国を飛び回ることが多い私にとって、携帯端末からも予約状況を確認できることは大きなメリットです。

アポデントは、当初からクラウド型の予約システムで、インターネットに繋がっている環境であれば場所を問わず使用できるため、歯科医院にとっても私にとっても、欠かせない予約システムになっています。

ドクターや衛生士が、場所を気にせず同時にカルテ入力や診療予約をできる環境

様々な機能がある中で特に活用している機能はありますか？

アポデントは、様々な端末から同時に使用することができるため、受付だけではなく、ユニットサイドやカウンセリングルームなど、院内のどこからでも予約をスムーズに取ることが可能です。そのおかげで受付の混雑が緩和され、患者さんをお待たせすることが少なくなり、とても助かっています。

また、接続する端末に台数制限がなく、多様な機能があるアポデントは、コストパフォーマンスも高いと感じています。ドクターや衛生士が、場所を気にせず同時にカルテ入力や診療予約をできる環境は、無駄な時間や動きを省いて診療に集中できるため、作業効率のアップにも繋がっています。

その他に活用している機能はありますか？

お子さんの診療が多い当院においては、フリガナ表示機能が、難解なお名前も間違わずに確認が取れるために役立っています。また、年齢表示ができるため、患者さんの年齢に合わせた治療器具を用意でき、とても効率的です。

予約システムの導入はスタッフの方にもメリットがありましたか？

週間表示モードを使用すると、直近での空き状況を探しやすいため、よく活用しています。また、先生や衛生士毎に固有の色を登録することで、個々の一日の動きがどうなのかを把握しやすく、特定の方の手が空いているかどうかをすぐに把握できる点も嬉しいです。

スタッフの手間が軽減される、という点でもLINEにしたメリットを感じます

オプションでLINEサービスをご利用いただいておりますが、導入後の効果をお聞かせください。

LINEの導入をしてから、患者さん側の登録は非常に楽になったと思います。アプリだとインストールや接続するという手間がありますが、LINEはほとんどの患者さんの携帯に登録されています。スタッフの手間が軽減される、という点でもLINEにしたメリットを感じます。

今後の医院の展望を教えてください。

当院では、予約システムのアポデントを販売当初から使用しています。細かなバージョンアップだけでなく大幅なリニューアルが既に2回行われております。最近のバージョンアップではシステムの速度が上がり、また予約状況もリアルタイムで更新される様になり、より快適に使えるようになりました。今後も定期的に機能追加やバージョンアップをしてもらい、業務がより効率化できる機能が追加されることを期待しています。