携帯で2医院の予約状況を管理！リマインド機能を使うことで無断キャンセル率が下がった

TOKYO歯周＆矯正クリニックの院長である岡本浩先生に、WEB予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト

「全ては患者さんのために」を理念に、予防を重視し、患者さんの身体に負担の少ないシンプルな治療を行います。

予約確認だけで歯科医院を往復することもなくなり、スタッフと患者さんの情報共有が簡単に

予約システムを導入しようとしたきっかけや経緯を教えてください。

当院は2つの歯科医院を経営しています。それぞれの歯科医院の予約状況を管理・把握できる予約システムを検討しておりました。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

今まで2つの歯科医院の予約状況を確認する際は、わざわざパソコンやアポイント帳を確認しに各歯科医院へ行っており、非効率でした。

予約システム「アポデント」導入後の感想をお聞かせください。

アポデントはインターネットが繋がっている状態であれば、いつでもどこでも予約状況をその場で確認することができます。私は２医院で勤務をしており、日によって出勤先が異なるために、両医院の予約状況をあらかじめ把握しておけるのがとても便利です。自宅や外出先から、携帯やタブレットでアクセスできる手軽さもありがたいです。

導入後は予約確認だけで歯科医院を往復することもなくなり、スタッフと患者さんの情報共有が簡単にできるようになり助かっています。

キャンセルが多い患者さんや予約忘れをする方へのアラートとして効果的

便利だと感じた機能や、その効果を教えてください。

携帯でもワンクリックで両院の予約状況を切り替えて確認できる部分が、手間もかからず気に入っています。リマインド機能もお気に入りです。送信時期や回数を設定すれば自動で行ってくれるため、キャンセルが多い患者さんや予約忘れをする方へのアラートとして効果的な機能と感じています。無断キャンセル率が下がっていることを実感しています。

その他にも、よく使われる機能はありますか？

ドクターの不在予定を事前登録することで、スタッフが患者さんのアポイントを取る時に、困ることがなくなりました。また、患者さんの通院履歴がパッとわかる仕組みはとても便利です。キャンセル履歴や過去の履歴、未来の履歴など月ごとにも表示されているので患者さんのペースなどもわかりやすいと感じています。

受付の負担も減り、スムーズに患者さんを案内できるようになりました

予約システムの導入はスタッフの方にもメリットがありましたか？

当院はメインテナンスを重視した診療を行っていますが、メインテナンス後にチェアサイドですぐ次回の予約日を確認・確定できるため効率的です。受付の負担も減り、スムーズに患者さんを案内できるようになりました。

今後の医院の展望を教えてください。

最近、勤怠管理アプリの「スマタレ」を導入しました。長い間タイムカードでしたが、カードの準備の必要がなくなりました。データはCSVで保存できるので集計もでき、コストパフォーマンスが高いと感じています。達人プラスとアポデントが更に連携していくといいなと思います。

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