電話代行とWeb予約で受付業務量の軽減化を実現。情報共有を強化し、スムーズな診療体制へ

なのはな歯科・口腔クリニック様に、ApoDentを導入した経緯や、実際の活用方法、導入後に感じた効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 幅広いお口のお悩みに対応しており、口腔内カメラなどを用いた分かりやすい説明にも力を入れています。現在のお口の状態や治療内容・流れを丁寧にご説明するため、内容を十分にご理解・ご納得いただいたうえで治療を進められる一人ひとりに寄り添った診療を行っています。

歯科医院 HP: https://nanohana-oraldc.com/

課題

紙のアポ帳をやめ、患者さんへのリマインドが必須と感じていた。
院内の環境に馴染みやすい、レセコンとも親和性が高いものを探していた。

解決策

レセコンとの連携がスムーズなものを第一として選択したことでシームレスな院内予約を実現することができた。
LINEでのリマインドを選択したことで、WEB予約も同時にスタートすることができた。

効果

レセコン連携で次回予約もスムーズになった。
急患を入れる枠を決めることで、当日の状況を把握できた。

リマインド機能と院内での情報共有性を重視し、スタッフ全員が使いやすい予約管理体制の構築

導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれば教えてください

患者さんへのサービスとなるリマインド機能は必須ということと、院内で情報共有がしやすいものを探したいと思い、他社システムも含めていくつか検討していました。
レセコンとの親和性、スムーズに使えそうというイメージから、アポデントを選択しました。コストパフォーマンスも良く、とても気に入っています。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

当院は衛生士も電話に出て患者さんの対応をしてくれます。ですので、院内全体でシステムを使いやすいものでないと紙のアポ帳から移行ができないと考えていました。

電話代行サービスで取りこぼしを軽減。スタッフ間で予約状況を見える化で働きやすさを向上

普段はどのようにApoDentを活用されていますか？

最近ではアポデントの別サービスとしてある「電話代行」を導入しました。当院は電話が多いタイミングの取りきれない時だけ代行を依頼しているのでそこまで費用はかかっていません。休診日や昼休みは今のところ代行はお願いしていませんが、急患を受けられる手段としては有効だと思っています。

様々な機能がある中で特に活用している機能はありますか？

複数台で使用できるだけでなく、スタッフのスマホでも見られるようにすることで自分自身でスケジュール管理ができ、スタッフの休みも取りやすくなったと感じています。
忙しい日や人が少ない日を除いて休みを取ってくれますので、そういう意味でも見える化したことが良かったと思います。

その他に便利な使い方はありますか？

Web予約は初診、既存患者さんのために準備しています。一コマの時間も、どのユニットに入ってほしいかも設定できるので制御が簡単です。
LINEのメニューからも予約ができ、患者さんにとっては助かると思います。
医院としても電話予約を減らせていると感じています。

急患対応を見据えた柔軟な予約管理を実現。LINE連携による患者サービス向上へ

導入後の効果をお聞かせください。

レセコンと連携したことで、受付業務から会計、次回予約までの流れが一元化され、スタッフ間での情報共有もスムーズになりました。特に次回予約については、診療内容や患者さんの状況を確認しながらその場でスムーズにご案内できるようになり、患者さんをお待たせする時間の短縮にもつながっています。受付業務の負担軽減という点でも、導入効果を実感しています。
また、急患対応用の枠をあらかじめ設定する運用にしたことで、当日の予約状況を以前より把握しやすくなりました。急患の受け入れが必要になった際にも、診療スケジュール全体を大きく崩すことなく対応できるようになり、医院としての動きにも余裕が出ています。結果として、患者さんへの対応品質向上にもつながっていると感じています。

予約システムを導入してから、実際に使用されてみたスタッフの方々の反応はいかがでしたでしょうか？

スマートフォンから予約状況を確認できるため、利便性が大きく向上しました。診療時間外でも予約の確認や空き状況の把握ができるため、必要なタイミングで、担当者が対応できるようになりました。
また、予約状況をリアルタイムで把握できることで、日々の診療スケジュール管理がしやすくなりました。よりスムーズな診療体制の構築にもつながっていると感じています。

今後の医院の展望を教えてください。

LINEと達人プラスとの連携を使っていき、患者さんへの文書提供をペーパーレス化していきたいと思っています。そのためにもより多くの患者様にLINEを使っていただけるようにお勧めしています。