予約をユニットサイドで取ることで予約業務がスムーズに！受付の混雑も解消できました

久保田歯科医院の院長である久保田義隆先生に、WEB予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 患者さんの健康促進を第一に考え、チーム医療を実践しています。患者さんの安心・笑顔・感動のために、確かな情報と技術を患者さん個々に合った形で提供します。地域の皆様に親しまれ、「また来たい」と思われるような場を創造します。

課題

以前から使用していた予約管理機能は、使用可能端末がPCのみであったり、同時使用台数に制限があったため、医院全体の予約業務がスムーズに出来ていなかった。

解決策

アポデントを導入し、使用可能端末の台数に制限が無くなったため、ユニットサイドで歯科衛生士が診療予約を取れるようになり、受付の混雑を解消できた。

効果

担当の歯科衛生士が患者さんと会話をしながら予約を取ることで、信頼関係を深めることにも役だっている。
診療内容は手入力する項目が少なく、入力作業が効率的になった。

患者さんと担当者の距離が縮まり信頼関係を深めることにも役だっています

導入した経緯や、決め手になった点があれば教えてください。

以前から患者情報管理システムの「達人プラス」に備わっていた予約管理機能を使用していました。達人プラスの予約管理機能が終了となり、新たにオンライン予約システム「アポデント」が発売された際、機能が充実していたため、導入することを決めました。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

以前から使用していた達人プラスの予約管理機能は、使用可能端末がPCのみであったり、同時使用台数に制限があったため、医院全体の予約業務がスムーズに出来ていませんでした。

実際にアポデントを導入されて課題を改善することは出来ましたか？

はい、改善出来たと感じています。当院では診療予約を取る時に、ユニットサイドで歯科衛生士が行うケースもあるので、パソコンやタブレットの台数に制限があると、予約がスムーズにいかず、患者さんにお待ち頂くことになってしまいます。アポデントは、クラウド型でパソコンやタブレットの使用台数に制限が無く、何台のパソコンやタブレットであっても同時に使うことができるので、受付が混み合うこともなくなりました。また、担当の歯科衛生士が患者さんと会話を楽しみながら定期健診の予約を取ることで、患者さんと担当者の距離が縮まり信頼関係を深めることにも役だっています。

当日や先の予約状況が一目でわかるような仕組みになっていて助かっています

様々な機能がある中で特に便利だと感じている機能はありますか？

アポデントは診療内容によって、色づけを替えることができます。衛生士業務はピンク、時間がかかる処置は赤というように、診療内容によって背景の色を替えることができるため、当日や先の予約状況が一目でわかるような仕組みになっていて助かっています。

また、当院では急患枠などは使用することもありますが、主に縦列をドクター、衛生士の名前にしています。担当者が自分自身の予約を把握しやすくするためにこの方法を取っていますが、見やすく便利だと感じています。

その他に活用している機能はありますか？

自動で日ごとの予約件数や来院件数、キャンセル件数がすぐ確認出来る点はとても便利ですね。朝のミーティング時にも活用しています。また、スタッフの人数も多いので、勤務表登録で今日休んでいるスタッフがわかりやすいのも便利です。

診療内容を３つまで選択ができるので、手入力する手間が少なく、とても効率的に

アポデント導入後の効果をお聞かせください。

以前の達人プラスでは、診療内容は一つを選択し、詳細は手入力が必要でしたが、アポデントでは診療内容を３つまで選択ができるので、手入力する手間が少なく、とても効率的になりました。また、診療内容によってあらかじめ基本の時間を設定できるので、間違い防止にもなっています。

今後の医院の展望を教えてください。

最近では達人プラスとアポデントの両製品を使用していると、オプションの「LINEサービス」を取り入れることで、LINEで検査結果情報の提供ができることを知りました。当院も達人プラスを長く利用しているので、今後はペーパーレスに近づけることができるよう、LINEサービスの導入を検討して、活用の幅を広げたいと考えています