LINEからの自動リマインドでキャンセル件数が低下！外出先からもスマートフォンで予約確認

加藤歯科クリニックの院長である加藤嘉哉先生に、WEB予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 加藤歯科クリニックは地域のかかりつけ医として、患者さんの健康を生涯にわたって守ります。また、歯を失った方が機能的な噛み合わせを取り戻し、豊かな食生活と健やかな日々を送れるよう、再生医療や外科処置、矯正など様々な医療技術を組み合わせた治療を提供しています。

課題

診療予約を各階ごとで効率的に行う必要があった。
無断キャンセルの改善方法を検討していた。

解決策

使用台数に制限がないアポデントを複数の端末で利用できるようにし、予約日を確認しながら患者さんの治療内容の検討を行えるようにした。
Eメール、SMS、LINEでのリマインド（予約確認連絡）を自動化した。

効果

外出先でもスマートフォンで予約確認できるので院内の状況も把握しやすくスタッフに余計な手間をかけずに済むことができている。
リマインドを行うことで当日キャンセルの件数が減った。

端末台数を絞らず使えるのはコストパフォーマンスが高いと感じます

導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれば教えてください。

価格がリーズナブルなのに、当院で使いたい機能が揃っていたためです。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

当院は1Fで一般診療、2Fでは予防診療や矯正治療、外科手術と、目的別に体制を分けています。診療予約を各階毎に行った上で、医院全体の予約状況を簡潔に把握できるシステムを探していました。また、これはどの医院にも共通する悩みかと思いますが、無断キャンセルの改善方法を検討していました。

導入にあたり、重要視した条件などはありましたか？

1階、2階でそれぞれで予約を取れるという事が前提条件でした。当院はユニットサイド以外のパソコンでも予約日を確認しながら患者さんの治療内容の検討を行いますので、その時に台数が限られてしまうとスムーズに進みません。端末台数を絞らず使えるのはコストパフォーマンスが高いと感じます。

LINEは年齢が高めの方を含めても使用率が高く、連絡がくることを喜んでくれます

様々な機能がある中で特に便利だと感じている機能はありますか？

リマインド機能は患者さんに喜ばれます。LINEは年齢が高めの方を含めても使用率が高く、連絡がくることを喜んでくれます。患者さん自身で登録してもらえるので受付の手間も少なくて済みます。私自身は外出先でスマートフォンで予約を確認できることが一番です。不在時の院内の状況も把握しやすくスタッフに余計な手間をかけずに済むと感じています。

その他に活用している機能はありますか？

統計情報は、患者さんの分析図、年齢層、キャンセル率などがリアルタイムで確認できるため、現状の医院経営における問題点を分析する手段として活用しています。

新たな取り組みを期間限定で行った場合、期間中の数値がどう変化したのかを計算するストレスなく、すぐに表示されるため助かっています。

予約システムの導入はスタッフの方にもメリットがありましたか？

患者さんが来院したかどうかがアポデントを見れば一目でわかるので、ユニットへの案内がスムーズに行えます。スタッフ毎に指定色を割り振ることで、画面には自分がどのように一日を通じて自分自身がどのように動けばいいのかが明確になりました。

患者さんの「うっかり忘れ」が大幅に改善

導入前に感じられていた課題や問題点は改善できましたか？

Eメール、SMS、LINEと、患者さんに合わせたツールへリマインド（予約確認連絡）が自動で行われることも魅力です。患者さんの「うっかり忘れ」が大幅に改善されました。また、リマインドを見て、予定が被っていることに気づいた患者さんから「予約日を変更したい」とのTELをいただけるため、結果として当日キャンセルの件数が減っていることも実感しています。

SMSやLINEのオプション機能もご利用いただいていますが、導入した経緯を教えてください。

導入当初はEメールのみでしたが、時代の流れと共にSMSやLINEのオプションが増えたためそれぞれ導入しています。すごく年齢が高めの方はSMSという場合もありますが、近年はLINEの抵抗もなくほとんどの患者さんがLINEを登録してくれます。一斉送信で休診日の連絡なども出来るのでとても便利です。