チェアーサイドでの予約確認で定期検診率アップ！受付の負担も減り会計処理がスムーズに

かがやき歯科クリニックの院長である浅野博先生に、WEB予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 誇りとやりがいをもって、成長や変化を楽しみ、かがやきつづける歯科医院です。どんな時も誠意を持って患者さんと向き合います。「健康な人が健康であり続けるために通う場所」であるために、10数名いる歯科衛生士がチームとなり、予防専用ユニットを備えております。

課題

手書きのアポ帳で予約を管理していた際は、頻繁に鳴るTEL対応と、受付・会計処理を同時に行っていたため、患者さんをお待たせすることがあった。

解決策

アポデントを導入し、チェアーサイドでそのまま次回の予約を出来るようにした。これにより、受付での予約確認作業が不要となり、会計処理がスムーズに進むようになった。

効果

治療後にチェアーサイドで次回の予約を確認してもらうことで、定期検診率アップにもつながった。
患者さんの医院滞在時間が短縮されるため、医院全体の動きを効率的することができた。

予約情報がリアルタイムで更新されるため、キャンセル枠が出てもすぐに気づけて予約調整ができる

導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれば教えてください。

利便性向上のため、他の複数メーカーの予約システムと比較検討をしたところ、機能的、価格的にアドバンテージがあったのでアポデントを導入しました。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

かつて手書きアポ帳だった際、患者さんが増えるに伴ってスタッフの負担が増えてきていました。特に受付は、頻繁に鳴るTEL対応と、受付・会計処理を同時に行っていたため、時に患者さんをお待たせしてしまうことがありました。

実際にアポデントを導入されてみて、いかがでしたでしょうか？

予約情報がリアルタイムで更新されるため、キャンセル枠が出てもすぐに気づけて予約調整ができる点は予約システムならではです。歯科医院毎のライセンスなので、インターネットにつなげておけば、PCでもタブレット端末でも閲覧・操作ができますので、医院内での予約情報共有がスムーズになりました。各社で色々と予約ソフトが出ていますが、オプションサービスを合わせても、コストパフォーマンスに非常に優れていると実感しています。

チェアサイドでそのまま次回予約を確定してもらうことで、定期検診率アップにもつながりました

様々な機能がある中で特に便利だと感じている機能はありますか？

予防ユニットでは、治療後にチェアーサイドでそのまま次回の予約を伺っています。定期的に通院いただける方々には、チェアサイドでそのまま次回予約を確定してもらうことで、定期検診率アップにもつながりました。この場合、受付での予約確認作業が不要となるため、会計処理がスムーズに進みます。結果として患者さんの医院滞在時間が短縮されるため、医院全体の動きを効率的するための、一翼を担ってくれていると思います。

予約システムの導入はスタッフの方にもメリットがありましたか？

オプションの電話CTIも導入しているのですが、電話が鳴るとPCに患者さん情報や予約日時などが表示されるため、どなたからの連絡かが分かった状態で電話を受けることができ、よりホスピタリティのある対応を行えるようになりました。

LINEにお送りした方が患者さんがよりリマインド情報に気づいていただける

LINEのオプション機能もご利用いただいていますが、導入した経緯を教えてください。

LINEサービスが始まった際には、すぐ申し込みをしました。もともとアポデントは基本機能の中に自動でリマインド情報をメールアドレスに送る機能がついており、これも便利ではあったのですが、やはりLINEにお送りした方が患者さんがよりリマインド情報に気づいていただけるため、導入して正解だったと思います。