AI電話より、人の温かさを。電話代行サービスが、子育て中のスタッフを支えています。

いぬい歯科医院様に、ApoDentを導入した経緯や、実際の活用方法、導入後に感じた効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 私たちは、北欧型の予防歯科を取り入れ、「一生自分の歯で食事ができること」があたり前になる手助けができる歯科医院を目指しています。大切な歯をなるべく削らない・抜かない治療で、あなたの健康をサポートします。

歯科医院 HP: https://inuidental.com/

課題

1日の患者数が50人を超えたあたりから、紙のアポイント帳での管理に限界を感じていた。
「うっかり忘れ」による無断キャンセルを防ぐため、これまでは受付スタッフが予約日の3日前にわざわざ電話でリマインドを行っていました。

解決策

アポデントの導入により、ユニットサイドのPCから歯科衛生士も予約を取れるようにしました。受付の業務時間を確保するのが狙いです。
LINEサービスの友達追加をマストにして、リマインドを自動送信にしました。

効果

使い慣れていくとユニットサイドのPCから歯科衛生士がその場で予約を取る体制が確立しました。その結果、受付の業務時間に大きな余裕が生まれ、医院全体の業務効率化という確かな成果が出ています。
LINEサービスの導入によって、キャンセル率が目に見えて減少したことに驚いています。さらに、これまで受付の負担になっていた電話でのリマインド業務も同時に削減できました。

レセコンとの連動性と導入しやすい価格が決め手。紙の台帳では難しかった予約調整もスムーズに

導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれば教えてください

もともとササキ株式会社様のレセコンを使用しており、ご紹介をいただいたことがきっかけでした。患者情報の連動機能があることに加えて、他社と比べて価格が安価だったため、ApoDentを選びました。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

以前は紙の台帳で予約を管理していましたが、1か所でしか確認や調整ができませんでした。他のスタッフが使っているとその場で予約を動かせず、患者様をお待たせしてしまうこともありました。もっとスムーズに予約対応ができる環境が必要だと感じていました。

スタッフが手薄な時間帯や不在のときも、電話代行サービスがフォローしてくれるので安心です。

電話代行サービス「Reserve Agent（リザーブエージェント）」を実際に利用してみてのご感想をいただけますでしょうか？

当院は高齢の患者様が多いため、AI電話ではなく、人の温かさがある電話代行を選びました。このサービスのおかげで、子育て世代のスタッフが不在になる時間帯も柔軟にカバーでき、本当に助かっています。

Reserve Agentをご利用している時間帯を教えていただけますでしょうか？

当院では、17:00〜18:30のピンポイントな時間帯だけで活用しています。子育て中のスタッフが退勤して手薄になるこの時間も、電話代行がしっかりカバーしてApoDentへの予約入力まで完了してくれます。必要な時間だけの部分的な利用なので、経費の無駄が一切ありません。

電話予約代行サービス

ApoDentの操作に熟知した専任スタッフが患者さまからの電話対応を行い、予約情報をApoDentに直接入力します。初診や急患の予約受付だけでなく、日程の変更やキャンセルといったご要望もお受けできます。院内の方が電話を取れないときにのみ転送してお受けする、といった対応も可能です。

電話予約代行サービスについて

初診WEB予約から新患を獲得できていますか？

WEB予約は、毎月8件以上の新患を呼び込む大切な窓口になっています。24時間いつでも予約ができる便利さが、新しい患者様の来院を力強く後押ししてくれています。

LINEサービスは活用いただけておりますでしょうか？

LINEメッセージでリマインドが自動送信されることがありがたいです。ちょっとした忘れ物などを通知できるので助かっています。電話をかけてもつながらないことが多い時間帯や、返信が不要な連絡に使用すると非常に効率的です。また、テキストで残せる安心感もあります。

シンプルなシステムだと思い導入したのですが、機能の豊富さに改めてコスパが高いと感じました。

導入後の効果をお聞かせください

アポデントを利用しているだけで、特別な操作をしなくても統計情報が自動で作成されます。特に「ユニット充足率」「キャンセル集計」は毎月必ずチェックしている重要項目なので、これが自動集計されるだけでもシステムを導入した価値を十分に感じています。
統計情報機能があることは導入後に知ったのですが、この価格でこれほど強力な機能が標準搭載されているとは思いもよらず、本当に嬉しい驚きでした。

予約システムを導入してから、実際に使用されてみたスタッフの方々の反応はいかがでしたでしょうか？

最初は紙のアポイント帳からの移行にスタッフも不安そうでしたが、操作が簡単ですぐに慣れてくれました。今では「もう紙には戻れない」と言うほどです。また、ナルコームのサポートセンターはいつも対応がとても丁寧で、困ったときも迅速に解決してくれるので本当に助かっています。

今後の医院の展望を教えてください

アポデントのLINEサービスをさらに活用するため、現在は友だち登録者数を増やす取り組みに力を入れています。LINEはあらゆる場面でのメッセージ配信に活用できるため、非常に可能性を感じています。当院は小児歯科も併設しているため、今後はさらに登録数を増やし、多くの親御様、地域の皆様とのつながりを深めていきたいと思います。