PCやiPadでどこでも予約を確認・調整でき、患者様を待たせないスムーズな対応を実現

藤井歯科医院の院長である藤井肇基先生に、歯科予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

医院の特長・コンセプト: 小規模な分一人一人に寄り添い家族全員の健康を守りたいと考えています。車会社が多いことや、医院がホテルの地下に在るので、外国の方の対応もできるように、日本語、英語、ポルトガル語が話せるスタッフが在籍しています。

歯科医院 HP: http://fujii-dental.jp/

課題

紙の台帳では1か所でしか予約管理ができず、他のスタッフが使用していると予約調整ができなかった。
キャンセル数の把握や患者様ごとの情報管理も紙ベースで、確認や共有に手間がかかっていた。

解決策

ApoDent導入後は、PCやタブレットからどこでも予約の確認・調整ができるようになった。
患者備考、Web予約、年齢表示、バッジ機能などを活用し、受付対応と情報共有を効率化している。

効果

患者様を待たせることなく予約対応が行えるようになり、院内の動きがスムーズになった。
キャンセル数の自動集計や備考・バッジ機能の活用により、注意喚起や個別対応がしやすくなった。

レセコンとの連動性と導入しやすい価格が決め手。紙の台帳では難しかった予約調整もスムーズに

導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれば教えてください

もともとミック様のレセコンを使用しており、ご紹介をいただいたことがきっかけでした。幅広い連動機能があることに加えて、他社と比べて価格が安価だったため、ApoDentを選びました。

導入前の課題や問題点はどういったものでしたか？

以前は紙の台帳で予約を管理していましたが、1か所でしか確認や調整ができませんでした。他のスタッフが使っているとその場で予約を動かせず、患者様をお待たせしてしまうこともありました。もっとスムーズに予約対応ができる環境が必要だと感じていました。

受付が混み合うときはiPadで対応。Web予約や患者備考、バッジ機能で情報共有もより確実に

普段はどのようにApoDentを活用されていますか？

基本的には受付で予約を取っていますが、受付が混み合ってきたときや、先生へ確認しながら予約を取りたいときにはiPadを活用しています。場所を選ばず予約の確認や調整ができるので、その場で対応しやすいですね。

アポデントを導入するメリットはどの様な点でしょうか？

PCやタブレットからどこでも予約の確認や調整ができるところです。紙の台帳のように1冊をみんなで回す必要がないので、患者様を待たせることなく円滑に対応できるようになりました。

様々な機能がある中で特に活用している機能はありますか？

Web予約は特に便利だと感じています。夜中でも予約が取りやすくなりますし、外国人の患者様にも使っていただきやすいのが良いですね。電話だと理解が難しかったり、聞き取りにくかったりする場面もありますが、ネット予約であればこちらも英語やポルトガル語の文章を用意できますし、予約される方も翻訳を活用しながら手続きできるので、とてもありがたいです。

その他に便利な使い方はありますか？

患者様ごと、予約ごとに備考を残せるので、記録を整理しやすいのが助かっています。以前は年齢をその都度追記していましたが、「年齢表示」のオン・オフが設定できることがわかってからは、その手間も減りました。さらに、バッジ機能も活用し始めていて、患者様の特性をトップ画面でひと目で確認できるので、対応がしやすくなっています。

キャンセル数の見える化とシンプルな操作性で、予約業務の負担やミスが大きく減りました

導入後の効果をお聞かせください

以前は、誰がどれくらいキャンセルしているのかを紙で把握するのが難しかったのですが、ApoDentでは自動で集計してくれるので、注意喚起や医院内で気を付けるべき点が見えやすくなりました。また、患者様ごとの特徴的な情報を患者備考に残しておけるため、情報管理もしやすくなっています。

予約システムを導入してから、実際に使用されてみたスタッフの方々の反応はいかがでしたでしょうか？

使い方や画面表示がシンプルなので、使い始めのスタッフでも操作しやすかったです。以前は紙で書いたり消したりしていたことを思うと、かなり手間のかかる作業をしていたのだと感じます。今は変更も瞬時にできますし、間違いも大きく減りました。予約業務で作業が滞ることもなくなりましたし、色分けによって診療内容や担当者も直感的にわかるので、判断もしやすくなっています。

今後の医院の展望を教えてください

新しくバッジ機能を教わったことで、今後はキャンセルが多い方にそのバッジを付けたり、さらに細かく情報を分類したバッジを設定したりして、より対応しやすい運用にしていきたいと考えています。さらに、松風社から販売されているアイスペシャルを使用しており、達人プラスとの連動によって画像の取り込みがスムーズに行えることを知ったため、導入も検討しています。