予約画面を直接患者さんにお見せしてスムーズに予約確定!患者さんとの信頼関係も向上
なぎさ歯科クリニックの院長である船登彰芳先生に、WEB予約システムの中からアポデントを選んだ経緯や、便利な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。
- 医院の特長・コンセプト
・お口の土台である歯槽骨・歯肉の疾患をしっかりと治すことで、歯の治療を長持ちさせてまいります。歯はできるだけ削らず、必要な際は正確に行います。病気を徹底的に治し、進行を食い止めてまいります。
・患者様に分かりやすく説明するため、最大限の工夫をしています。信頼の絆は「話し合う」ことから生まれ、それは治療が進むにつれ、深まっていくものと確信しております。
- 課題
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- 導入前は、紙の予約台帳を使っていた。受付でしか予約を取れないため、スムーズな予約管理が難しかった。
- 解決策
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- 受付や診療室、ユニットサイドなど場所や状況に合わせて表示モードを切り替え、画面を直接患者さんに見てもらうことでスムーズな予約確定が出来るようにした。
- 効果
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- ミーティングでは統計情報の数値をもとに対策検討を行い、それらの情報をスタッフと共有することで、多角的に診療の効率化を図ることが出来た。
- 患者さんからの電話では、名前以外にもカルテ番号や電話番号など、様々な情報がパソコン上に表示されるため、確認事項が減りアポイントミスが減った。
パソコンやタブレットなどの台数制限がなく、院内の様々な場所で使用できる
導入した経緯や、他社製品と比較したポイントなど、決め手になった点があれあば教えてください。
当院では、院内の改装のタイミングに合わせて、これからは予約システムが必須だと考えアポデントを選びました。アポデントの予約管理システムは、パソコンやタブレットなどの台数制限がなく、院内の様々な場所で使用できるのが決めて手となりました。
導入の際に問題はありませんでしたか?
紙の予約台帳からの切り替えは2カ月を予定して取り取り組みました。想定通りでしたが、最初は紙に記載しているものを入力するだけで時間がかかりました。
実際にアポデントを導入されてみて、いかがでしたか?
受付だけで診療予約を取るのではなく、担当歯科医師・衛生士・トリートメントコーディネーターが自ら、患者さんと一緒に予約を確定する場面が増えました。そのおかげで、患者さんとの距離もより近くなり、信頼関係を築けてキャンセルを減らすことに役立っていると実感しています。また、担当医師や衛生士が、自分の予約状況を確実に把握できて、スケジュール管理がしやすくなりました。
受付や診療室、ユニットサイドなど場所や状況に合わせて、個別の表示モードに切り替え可能
様々な機能がある中で特に活用している機能はありますか?
表示モードを個別に変更できるのが便利です。受付や診療室、ユニットサイドなど場所や状況に合わせて、個別の表示モードに切り替え可能で、ユニットサイドで患者さんの予約を取る際には、他の患者さんのお名前を伏せて非表示にできるのも良い点だと思います。画面を直接患者さんにお見せして空いている場所を示すことで、スムーズな予約確定につなげています。
その他にどのようなシーンで活用されていますか?
診療前の準備時に、予約内容を印刷して本日来院される患者さんの準備をするのですが、予約内容には、患者さん個々に登録している注意事項(患者区分)が記載されているので、患者さん個々に合わせた治療環境を整えるのに、とても役立っています。
電話CTIは、患者さんからの電話をスムーズに進めるための重要な機能のひとつ
アポデント導入後の効果をお聞かせください。
ミーティング時に、新患人数の確認や、キャンセル集計を見ながら、どのような理由でのキャンセルが多かったか、といった内容を対策検討が出来るようになりました。それらの情報をスタッフと共有することで、多角的に診療の効率化を図ることができるようになっていると感じています。
オプションで電話CTIをご利用いただいておりますが、導入後の効果をお聞かせください。
受付のコンピュータでは、アポデントの電話CTIが画面に表示されるようになっています。患者さんからの電話の際には、お名前以外にもカルテ番号や電話番号など、患者さんの様々な情報がパソコン上に表示されるため、確認事項が減りました。それが、アポイントミスを減らすことにも繋がっていると感じています。電話応対をする受付スタッフにとって電話CTIは、患者さんからの電話をスムーズに進めるための重要な機能のひとつになっています。
今後の医院の展望を教えてください。
誰でも予約システムが使えるように教育しています。その分ドクターや受付の負担を軽減することができたと実感しています。効率化出来た部分はそのままに、院内の情報共有として更に活用できる取組を考えています。説明ツールのナビックなども患者さんに自宅で見ていただくツールに出来たらより活用できそうです。
医院さんと患者さんをつなぐ「ナビック」
NAVICは、カウンセリング、患者さんへの提供資料、医院さんからの情報発信、自費への誘導など様々な場面で医院さんと患者さんをつなぐトータルコミュニケーションツールです。医院さんから患者さんへ『伝わる』Webサービスとして常に新しいコンテンツや機能を配信いたします。
ナビックについてなぎさ歯科クリニック様の導入価格
初期導入費(アポデント+達人プラス)
- アポデント
初期費用 - ¥59,800(税別)
- 電話CTI
1台 - ¥198,000(税別)
- 達人プラス
初期費用 - ¥0
- PerioPam 2台
無線2連フットスイッチ - ¥396,000(税別)
- 合計
- ¥653,800(税別)
※達人プラスはご契約時に初回分の月額費用が発生いたします
月額利用料(アポデント+達人プラス)
- アポデント
月額利用料 - ¥8,000(税別)
- 達人プラス
月額利用料 - ¥8,000(税別)
- 合計
- ¥16,000(税別)